donderdag 16 december 2010

Op zoek naar een boekhouder?

Gij zult uitbesteden hoor je vaak als je startende ZZP-er bent. Nu heb ik geen hekel aan geldzaken en ik ben niet laaggeletterd, maar fiscale regelgeving is zwarte magie. Derhalve zocht ik een betrouwbare boekhouder. Die blijken zeldzaam. In minder dan een jaar tijd benaderde ik er een stuk of acht, bezocht ik er zes en versleet ik er één.

De eerste reageerde niet op mail en is inmiddels niet meer te vinden. Nummer twee deed niet aan advies want “dat moet u zelf maar doen”, maar probeerde me wel een boekhoudpakket aan te smeren. Dan had hij minder werk aan mij én hield hij meer aan me over. Nummer drie, gevonden via GoudenGids.nl, was al enige jaren met pensioen, maar dat zegt alleen iets over GoudenGids.nl.

Nummer vier had al verscheidene crises overleefd, dat zag je zo. Men huisde in decor van een Amerikaanse journalistencrimi uit de jaren 80, van die aquariumkantoortjes met half matglas en luxaflex tegen de binnenramen. De vloerbedekking was aan vervanging toe, het was niet groot maar ik zag tien man aan het werk. Hier werd geen geld verkwist aan overbodige luxe.

De directeur was duidelijk een oude rot in het vak. Voor ‘500 euro all in’ zou ik klaar zijn. In de offerte die me na enig rappel en zes weken werd gemaild stond echter 900. ‘Ja, want we zetten er wel een senior op’, zei hij bij navraag. Alsof ik Zwitserse tegoeden naar een Bahama te sluizen had.

Nummer vijf was een verhaal apart, dat houdt u nog even tegoed.

De keuze viel op nummer zes, een firma bij mij om de hoek want dat leek me wel makkelijk. De directeur mailde een spreadsheet om alles in bij te houden en een offerte. Het was een schappelijk bedrag en bij dreigende overschrijding van begrote uren zou hij eerst contact opnemen. Het stond er zwart op wit. Het fiscale jaar verstreek, hij deed zijn werk, we bespraken de resultaten. Die vielen wat tegen maar hij had argumenten waar ik niets tegenin kon brengen.

De rekening was echter aanzienlijk hoger dan was afgesproken. “Ja want er zaten wat foutjes in en als ik dan moet bellen en zo, dan kost het alleen maar meer tijd.” Ik wees hem op zijn eigen schriftelijke toezegging. Afspraak is afspraak. Nou, hij wilde het verschil wel crediteren maar dan deden wij voortaan geen zaken meer.

Ik controleerde mijn opgave. Met een paar extra controles in dat spreadsheet had ik al vrij snel inderdaad een paar invoerfoutjes boven water. Maar waarom had hij die checks er zelf niet in gezet?

Ik sliep er een nachtje over en belde hem op om te zeggen dat ik voor de creditnota koos. “Dan wil ik geen zaken meer met je doen”, zei hij. “Dat is me duidelijk”, zei ik. Even later mailde hij dat ik dat spreadsheet acht maanden geleden gratis van hem gekregen had, terwijl ze daar normaal geld voor vroegen. Natrappen, heet dat. Ik had geen spijt van mijn beslissing.

Maar nu moest ik wel weer op zoek naar een nieuwe.

Soms springen de tekenen aan de wand wel erg in het oog. Ze waren kort geleden kleiner gaan huizen, er stond directeur op zijn kaartje terwijl er verder nog één secretaresse in het pand werkte en hun site en huisstijl waren volgens de webmode van een jaar of vier terug. Hij kwam heel sympathiek over. Ik kreeg complimenten voor mijn overzichtelijke en volledige administratie, dat zou zeker werk schelen. Zijn offerte was daarentegen zeer royaal opgezet. Er was kennelijk veel geld nodig om het zinkende schip op te kalefateren. Ik ben er maar niet mee in zee gegaan.

De nieuwe keus viel op een bedrijf van jonge mensen. Ze werken met vaste prijzen, de contacten verlopen prettig, informeel en soepel. Ik heb goede hoop.

Dit is deel drie in een serie over Adviezen aan ZZP-ers. Lees aflevering 1 over Willem Elsschot en aflevering 2 over het nut van een Elevator Pitch.
Foto: Balance Sheet OK door Philippe Put onder Creative Commons

6 opmerkingen:

Cora zei

Heel herkenbaar, Rolf. Ik ben aan mijn derde. Mijn ervaring is dat boekhouders niet goed communiceren.
De eerste heeft me eens foute informatie gegeven, waardoor ik een naheffing kreeg, de tweede heeft - net als bij jou - meer gefactureerd dan afgesproken. De huidige is streng, maar lijkt oprecht. Ik ben bij haar (jawel!) gekomen via een collega-vertaler. Mond-tot-mondreclame werkt altijd het best.
Cora

Floris Dogterom zei

Mond-tot-mondreclame inderdaad, Rolf. Hoe kun je nou een collega-ZZP'er als daar is ik overslaan bij je queeste? Al jaren doe ik zaken met R. Geel te Uithoorn, voor een achterlijk laag tarief. Daar voor terug: persoonlijke service en betrokkenheid die je verstand te boven gaan.

Rolf Blijleven zei

Ik wil een administreur bij mij in de buurt, en daar woon jij niet echt en dat is Uithoorn ook niet. Daarom! Maar bedankt, het staat nu genoteerd, dus wie weet.
Welk bedrag noem jij een achterlijk laag tarief?

Floris Dogterom zei

Daar kan ik in de openbaarheid van het interweb niets over kwijt.

Rolf Blijleven zei

OK. Het wordt sowieso wel weer eens tijd voor een biertje en iets te eten bij een fijne Vega Ethiopiër in onze mooie hoofdstad..

Floris Dogterom zei

Welzeker. Daar kunnen we Anneb ook bij betrekken.

Mogelijk gemaakt door Blogger.